Αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση συνεδρίων, σεμιναρίων, επαγγελματικών και εκπαιδευτικών συναντήσεων, από την πιο ολιγομελή σύσκεψη έως το πολυπληθέστερο επιστημονικό συνέδριο, παρέχοντας στους πελάτες μας τα μέσα, την τεχνογνωσία και τον ενθουσιασμό μας με απόλυτη αφοσίωση και δέσμευση.
Οι υπηρεσίες μας συμπεριλαμβάνουν την καθοδήγηση, υποστήριξη και επίβλεψη των διαδικασιών σε όλα τα στάδια της διοργάνωσης.
Κατά τη διαδικασία υποβολής προσφορών
- Εξασφάλιση θεσμικής υποστήριξης από κυβερνητικούς, δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς
- Επικοινωνία με τις εθνικές και τοπικές επιτροπές
- Προετοιμασία παρουσίασης προορισμού και των ανταγωνιστικών του πλεονεκτημάτων
- Συλλογή προσφορών από τοπικούς προμηθευτές και συνεργάτες
- Αναζήτηση & Επιλογή κατάλληλων χώρων
- Προετοιμασία & σύνταξη προϋπολογισμού, οικονομοτεχνική παρακολούθηση και υποστήριξη
- Οργάνωση επισκέψεων επιθεώρησης για τις οργανωτικές επιτροπές συνεδρίων
Κατά την προετοιμασία της διοργάνωσης
- Κατάρτιση προγράμματος συνεδρίου και κοινωνικών εκδηλώσεων
- Διαχείριση επιστημονικών εργασιών συνεδρίου
- Αποστολή προσκλήσεων σε ομιλητές, συμμετέχοντες, VIP
- Καθημερινή παρακολούθηση όλων των οργανωτικών πτυχών του συνεδρίου
- Διαχείριση & κρατήσεις πτήσεων για ομιλητές, εκπροσώπους, συμμετέχοντες και οργανωτική επιτροπή
- Εκπόνηση ειδικού σχεδίου Marketing & Δημοσιότητας (Δελτίa Τύπου & Newsletters)
- Oικονομικός σχεδιασμός και παρακολούθηση κοστολογίου συνεδρίου
- Συνεχής τεχνική καθοδήγηση και υποστήριξη
- Στήσιμο συνεδριακών χώρων και χώρων εκδηλώσεων
- Δημιουργία χορηγικών πακέτων & εξασφάλιση χορηγιών
- Διαχείριση προγράμματος συνεδρίου και εγγραφών
- Δημιουργία ιστοσελίδας συνεδρίου & έντυπου και ψηφιακού υλικού
Κατά τη διάρκεια της διοργάνωσης
- Διαρρύθμιση, κατασκευή και σηματοδότηση χώρων (banners, αφίσες)
- Διαχείριση εκθέσεων και εκθετών
- Γραμματειακή υποστήριξη πριν και κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
- Διαχείριση χορηγιών
- Χειρισμός επιστημονικών ανακοινώσεων
- Γραφείο τύπου για προβολή και προώθηση του συνεδρίου στην Ελλάδα και στο εξωτερικό
- Οργάνωση οπτικοακουστικού εξοπλισμού με τη χρήση νέων τεχνολογιών (remote live streaming technologies, barcoding, online voting systems, 3D projections)
- Μεταφραστικές υπηρεσίες
- Κοινωνικό Πρόγραμμα
Κοινωνικό & Τουριστικό πρόγραμμα
- Διαχείριση και επίβλεψη επίσημου δείπνου και κοινωνικών εκδηλώσεων
- Διοργάνωση & διαχείριση δραστηριοτήτων και τουριστικών προγραμμάτων
- Λειτουργία γραφείου υποδοχής και εξυπηρέτησης σε αεροδρόμια και ξενοδοχεία
Μετά το πέρας της διοργάνωσης
- Παραγωγή απολογιστικής έκθεσης της διοργάνωσης με καταλόγους συμμετεχόντων, εξέλιξη εγγραφών, χορηγιών κ.α.
- Παραγωγή τελικής απολογιστικής έκθεσης εσόδων & εξόδων συνεδρίου
- Αποστολή δελτίων τύπου και έρευνας ικανοποίησης συμμετεχόντων και πελατών.